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关于人大会务工作的思考  
作者:陈虎祺  时间:2014-03-13  浏览次数:1312

关于人大会务工作的思考



□ 陈虎祺



在人大工作,开会的机会特别多。人大工作的特点是讲法制、讲程序,因此,会务工作就特别紧要和繁重。如何努力使人大的会务工作进一步规范化、程序化和科学化,是值得从事人大会务工作的同志认真探求和总结的一个课题。



一、会务的定义



办公室、秘书处的主要职责就是办文、办会、办事。所谓办文,就是收取文件、发送文件;所谓办事,就是办理领导交办的任务以及与横向部门的工作协调与沟通。所谓办会,那就是我们这里要说的主题。那么,什么叫会务呢?简单地说,就是与会议有关的事务。根据我的实践和体会,它主要包括以下九个环节:(1)会议主题的确定;(2)会议文件的准备;(3)会议通知的发放及出席人员的落实;(4)会议主持稿的起草;(5)会议场所的布置;(6)会议进程的掌握;(7)会议内容的宣传;(8)会议任务的督办;(9)会议资料的归档。根据上述的内容,我们可以给会务下个定义:所谓会务,就是与会议的准备、召开及落实有关的一切事务。



二、关于会议的准备



前面讲到的九个环节中,前五个环节都属于会议的准备阶段。下面,我结合人大常委会有关会议的会前准备逐一进行解读。



(一)关于会议主题的确定



所谓会议的主题,包含两层意思:一是指出席会议的范围。比如,上海市人大常委会经常召开的会议就有:主任会议、主任扩大会议、常委会会议、代表座谈会等等;二是指会议的内容。如,常委会会议议题、专题讲座、要情通报等。



在确定会议主题这一环节的工作中,我体会到要特别注意以下几点:



1.出席范围一定要搞清楚。这一方面关系到会议的规格,另一方面关系到会议通知的发放。从事会务工作的同志对出席范围千万不能想当然,会议由谁主持、由谁讲话或发言、哪些人参加、是否有邀请列席的对象、乃至会议程序等都要搞清楚(比如,上海市人大常委会的主任会议或主任扩大会议的出席对象就有很大的不同,要情通报会与主任扩大会议的出席对象又有所不同,有时需要通知全体常委会组成人员,有时只是要求常委会正副主任和驻会委员参加,有时还要扩大到机关局级干部等)。每次会议的出席人员、会议程序等最好都经主管领导签发,以明确责任,防止遗漏或搞错。



2.会议内容一定要搞明白。这不仅与出席会议的对象有关,还直接关系到会议通知的起草(有时还直接关系到会标的准备)。



(二)关于会议文件准备



这是会议准备阶段中最为重要的一个关键。人大各种会议文件不仅种类较多(有议案、报告、说明、决定、决议等),而且涉及面往往很广。比如,上海市人大常委会会议的文件,就经常需要与“一府两院”的办事机构以及有关委办局、市人大有关专门委员会或工作委员会等打交道。关于会议文件准备工作,我有以下几点体会:



1.要熟悉会议议程。常委会会议的文件何时印发到组成人员手上,有的是有具体法定时间规定的。马虎不得,耽搁不得,误时不得。但文件的印发又受会议议程的制约。所以,负责办会的同志对会议议程不能只知一个大概,不仅要搞清楚会议要审议的全部内容;而且一定要搞清楚每一天的上午、下午要审议的具体议程。这样,一是对文件的催交与印发在时间上能做到心中有数,二是也有利于文件的编号和配备。



2.要熟悉办文的人员。文件的催交是需要与有关部门具体的人员打交道的。特别是政府有关部门,一定要努力与具体经办文件的同志搞熟悉。要做到这一点,具体负责文件催办的同志平时一定要做个有心人,第一次与人家打交道时,一定要把对方的姓名、联系电话乃至传呼机、手机号码等都记下,像档案那样保存起来。这样日积月累,“关系户”自然多了,网络也就逐渐健全了,干起工作来,就容易“一拍即合”。



3.要掌握印制进度。如果需要印制的文件种类比较多,为了切实掌握文件印制进度,在文件送印前,可以先制作一个印制进度表,然后根据这个进度表向文印部门提出具体完成时间的要求,并根据这个进度表进行催办。



4.要严格文件校对。由于我们人大是集体行使职权的,许多职权必须通过会议行使。这样一来,人大的许多文件就需要在会议上宣读。如果文件一旦有了差错,不仅当众出丑,更要命的是直接影响到会议的质量与进程。因此文件的校对极为重要。我们在文件校对问题上,一是实行“谁家孩子谁家抱”的原则;二是采取读校方法;三是对文件标题、姓名、条标、政治性语句等关键性的地方实行两人看校。



5.要明确印制份数。会议文件及相关材料的份数也属于我们搞会务的同志需要搞清楚的范畴。文件印多了,造成浪费;印少了,麻烦更多,甚至可能直接影响到会议的正常召开。



6.要认真对待配文。配发文件也是直接反映办会质量的一个方面。如果该配的文件少配了或者多发了,都会引发问题,起码给人留下工作粗糙的不好印象。我们为了减少配文中的失误,采取的做法是:首先把所有需配的每一种文件按文件编号序列放好,然后按需配文件的份数,数好其中两种文件,再开始配文。如果配文结束后,两种预先数好的文件都正好配完,那么,基本上就可以确定本次配文没有出现差错。



(三)关于会议出席对象的落实



1.关于会议通知的起草。会议通知至少应当包括以下4个基本要素:(1)会议时间;(2)会议地点;(3)会议内容(有时还需告知会议由谁主持);(4)出席范围。会议通知最好由直接参加会议主题讨论的人员起草。这样做,有利于通知的顺利起草。起草好的通知必须经主管领导签发后再付打印发出。



2.关于出席人员的落实。应当掌握好以下两个主要环节:一是通知发出的时间。会议通知不能发得太早。发早了,由于距离会议召开的日期比较远,工作一忙,容易使人忘记。但也不能发得太迟。发迟了,对方不能及时收到,或者收到后来不及妥善安排好手头的工作,就会降低会议的出席率。一般来说,会议通知提前四天发出比较好(注意应尽力避开休息日寄到)。二是要抓反馈。会议通知发出后的第三天,也就是会议召开的前一天,最好再通过电话询问有关对象,一方面询问会议通知是否收到,另一方面了解是否出席会议。出席情况摸清后,应当向主持会议的领导提供一份出席人员名单,以便领导掌握。三是在会议当天召开前,要再就有关报告人加以落实,以防出现因报告人缺席而使会议中断的“特大事故”。



(四)关于会议主持稿的起草



会议主持稿,有时又叫程序稿。它主要包括两方面的内容:一是会议的程序;二是主持人在会议期间要讲的话。起草会议主持稿,我的体会是要重点注意以下几点:



1.会议的程序所涉及的时间、议题不要搞错。



2.议程的排序,一要有利会议的审议。如审议法规草案,要有利于会议期间法制委对法规草案的统一审议。二要注意时间的有效利用,尽可能避免出现前紧后松的情况。



3.主持稿文字要注意三条:一要力求口语化。因为主持稿只有主持人才有,出席会议的其他人员手头上是没有的,所以文字要力求通俗、口语化,让人一听就能懂,若易使人产生歧义,那就成问题了。二要注意上下文的衔接,力求简洁,避免重复、啰嗦。三是内容要提纲挈领,关键是要把为什么审议或听取有关报告的目的说明白。



4.领导讲话部分的内容,涉及对“一府两院”工作评价的部分,要突出政治性、思想性和针对性。但经验告诉我们,不要过多涉及对政府或“两院”工作中的一些具体问题的评价,以避免使人产生已定性、定论的印象。



(五)关于会议场所的布置



会场的布置,也是办会工作中的一项内容。主要包括以下几项工作:



1.会标布置



2.席卡放置。原则:“左为尊,右为次”。最主要领导居中,其他领导同志的席卡在该领导同志席卡左右分别依次摆放。



3.主席台的安放。一般有两种形式:(1)高出台下座位。适用于报告会、常委会等形式。特点:比较庄重、正规、严肃。(2)与其他座位处于同一平面。适用于主任会议、主任扩大会议、非常委会形式听取专题汇报等。特点:比较随和,和其他与会人员之间的关系显得平等。



4.座位安排。从整个会场造型看,有长方形、圆桌形、椭圆形、梯形等。从与主席台的位置看,有与主席台平等的,也有与主席台垂直的。安排座位,主要受以下原则(或依据)制约:(1)会议的性质;(2)是否要分清主次(听取汇报);(3)是否方便报告人做报告;(4)是否需要使会议气氛活跃;(5)会场本身的条件。



三、关于会议的进行



掌握会议进程,需要着重把握以下几个环节:



1.人员出席情况:不仅要掌握确切的出席人数,还要掌握出、缺席者的姓名,及时提供给会议主持人。



2.音响、灯光情况。



3.播音情况(播音员宣读文件、选举结果等)。



4.会议记录:(1)录音;(2)会前明确记录人员,会中落实记录人员。



5.掌握会议进行情况(与会议程序稿对照);注意随时发现并处置会议进行中出现的问题。



四、关于会议的结束



1.关于会议内容的宣传(注:这里所说的宣传,是指与会务工作相关的宣传任务)



1)会议相关决定的起草;(2)会议公报;(3)会议文件的外发;(4)明确允许对外发布与宣传的内容等。



2.关于会议事项的督办



1)明确需要督办的事项及要求;(2)明确负责完成有关事项的部门;(3)明确完成任务的时限;(4)根据完成时限的要求,及时向有关负责同志报告工作进度。



3.关于会议资料的存档



1)及时整理会议记录(与会议录音相对照)原则:“谁记录、谁整理”。领导人的重要讲话的整理一定要及时、准确。除了请专门记录人员作记录外,对重要领导人的讲话,最好负责办会的同志本人也能亲自做一份记录,这样有利于对记录整理稿的审改。



2)做好归档工作。可以分为两类:一是应当正式归档的材料;二是作为工作资料自己需要存档的材料。具体地说,需要归档的材料主要有:全部由领导人签发的文件草稿及会上印发的正式文件;与会议文件相关的材料(如会议通知、会议主持稿、出席情况、会议通过的决议、决定以及选票及选举结果等)



(本文写于2003年     作者单位:上海市人大常委会秘书处)